Pejabat dan uraian tugas pokok & fungsi Bagian Tata Usaha RSUD Petala Bumi Provinsi Riau sesuai dengan Peraturan Gubernur No. 51 Tahun 2015 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Petala Bumi Provinsi Riau

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pada Subbagian Perencanaan Program, Subbagian Keuangan dan Perlengkapan, Subbagian Umum dan Kepegawaian

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi:
a. penyelenggaraan perencanaan pada Subbagian Perencanaan Program, Subbagian Keuangan dan Perlengkapan, Subbagian Umum dan Kepegawaian;
b. penyelenggaraan pelaksanaan tugas pada Subbagian Perencanaan Program, Keuangan dan Perlengkapan, Subbagian Umum dan Kepegawaian
c. penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi pada Subbagian Perencanaan Program, Subbagian Keuangan dan Perlengkapan, Subbagian Umum dan Kepegawaian;
d. penyelenggaraan pemantauan, evaluasi dan pelaporan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi pada Subbagian Perencanaan Program, Subbagian Keuangan dan Perlengkapan, Subbagian Umum dan Kepegawaian;
e. Penyusunan rencana dan program kerja pengelolaan pelayanan ketatausahaan;
f. Pelaksanaan kegiatan pengawasan, evaluasi dan pembinaan pelaksanaan administrasi ketatausahaan;
g. penyelenggaraan tugas dan fungsi lain sesuai dengan tugas dan fungsinya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Subbagian Perencanaan Program mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan Perencanaan Program.
Rincian tugas pokok Subbagian Perencanaan Program :
a. merencanakan program kegiatan per tahun anggaran Subbagian Perencanaan Program berdasarkan tugas, fungsi dan renstra sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan;
b. membagi tugas pokok kepada bawahan dengan disposisi tugas pokok dan secara lisan agar tugas pokok terbagi habis;
c. memberi petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis untuk menghindari penyimpangan dan kesalahan dalam pelaksanaan tugas;
d. memeriksa hasil pekerjaan bawahan dengan membandingkan antara hasil kerja dengan petunjuk kerja untuk penyempurnaan hasil kerja;
e. menilai kinerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang dicapai sebagai bahan dalam pembinaan dan peningkatan karier;
f. menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan- bahan lainnya yang berhubungan dengan Subbagian Perencanaan Program secara rutin maupun berkala untuk pengembangan wawasan pengetahuan dan kemampuan;
g. memberikan saran pertimbangan kepada Kepala Bagian Tata Usaha tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil baik secara tertulis maupun lisan sebagai alternatif pilihan dalam pengambilan keputusan;
h. menginventarisasi permasalahan-permasalahan sesuai bidang tugas pokok Subbagian Perencanaan Program secara rutin maupun berkala sebagai bahan dasar pemecahan masalah;
i. mengonsep naskah dinas sesuai bidang tugas pokok Subbagian Perencanaan Program berdasarkan disposisi atasan agar tersedia konsep naskah dinas yang dibutuhkan;
j. Menyusun rencana operasional dan kordinasi kegiatan serta program kerja Rumah Sakit.
k. Melaksanakan penyusunan Rencana Strategis Rumah Sakit.
l. Menyusun dan menyiapkan laporan berkala RSUD Petala Bumi, serta penyajian data dan menyiapkan laporan tahunan RSUD Petala Bumi sebagai bahan penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.
m. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap realisasi pelaksanaan kegiatan dan anggaran secara berkala
n. Menyiapkan atau menyampaikan format Evaluasi dan Pelaporan kepada setiap unit kerja.
o. Menyiapkan rapat koordinasi, evaluasi dan pelaporan setiap bulan/triwulan/tahunan
p. Menyiapkan laporan pelaksanaan realisasi pelaksanaan kegiatan dan anggaran APBD, APBN dan sumber-sumber dana lainnya dilingkungan RSUD Petala Bumi
q. Menyiapkan laporan bulanan dan tahunan yang memuat publikasi berbagai informasi kegiatan RSUD Petala Bumi yang meliputi pengumpulan, pengolahan, dan analisa data kegiatan- kegiatan medis serta administrasi manajemen sebagai berikut: LAKIP, Data keuangan APBD, APBN maupun data sumber-sumber dana lainnya serta Indikator pelayanan: BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan lainnya.
r. mengevaluasi hasil kegiatan per tahun anggaran Subbagian Perencanaan Program berdasarkan capaian pelaksanaan kegiatan sebagai bahan penyempurnaannya;
s. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan kegiatan kepada Kepala Bagian Tata Usaha secara periodik sebagai bahan pertanggungjawaban;
t. melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Subbagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan Keuangan dan Perlengkapan
Rincian tugas pokok Subbagian Keuangan dan Perlengkapan:
a. merencanakan program kegiatan per tahun anggaran Subbagian Keuangan dan Perlengkapan berdasarkan tugas, fungsi dan renstra sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan;
b. membagi tugas pokok kepada bawahan dengan disposisi tugas pokok dan secara lisan agar tugas pokok terbagi habis;
c. memberi petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis untuk menghindari penyimpangan dan kesalahan dalam pelaksanaan tugas;
d. memeriksa hasil pekerjaan bawahan dengan membandingkan antara hasil kerja dengan petunjuk kerja untuk penyempurnaan hasil kerja;
e. menilai kinerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang dicapai sebagai bahan dalam pembinaan dan peningkatan karier;
f. menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan- bahan lainnya yang berhubungan dengan Subbagian Keuangan dan Perlengkapan secara rutin maupun berkala untuk pengembangan wawasan pengetahuan dan kemampuan;
g. memberikan saran pertimbangan kepada Kepala Bagian Tata Usaha tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil baik secara tertulis maupun lisan sebagai alternatif pilihan dalam pengambilan keputusan;
h. menginventarisasi permasalahan-permasalahan sesuai bidang tugas pokok Subbagian Keuangan dan Perlengkapan secara rutin maupun berkala sebagai bahan dasar pemecahan masalah;
i. mengonsep naskah dinas sesuai bidang tugas pokok Subbagian Keuangan dan Perlengkapan berdasarkan disposisi atasan agar tersedia konsep naskah dinas yang dibutuhkan;
j. Menetapkan penyusunan rencana dan program kerja Subbagian Keuangan dan Perlengkapan yang meliputi penyusunan anggaran, penerimaan dan pengendalian anggaran serta pengelolaan pengeluaran, pembukuan dan akuntansi.
k. Melaksanakan evaluasi penggunaan anggaran serta membuat anggaran kas
l. Melaksanakan pengawasan penerimaan rumah sakit;
m. Memfasilitasi dan mediasi kegiatan dengan pihak ketiga;
n. Menginventarisasi asset rumah sakit;
o. Melaksanakan penyelesaian hutang dan piutang rumah sakit;
p. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan SIM Rumah sakit;
q. Melaksanakan kegiatan dibidang akuntansi keuangan, akuntansi manajemen dan verifikasi (Laporan Realisasi Anggaran, Laporan Neraca, Catatan atas Laporan Keuangan, Penjabaran Belanja Modal/Aset Tetap, Verifikasi data penerimaan pasien dll);
r. mengevaluasi hasil kegiatan per tahun anggaran Subbagian Keuangan dan Perlengkapan berdasarkan capaian pelaksanaan kegiatan sebagai bahan penyempurnaannya;
s. melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan kegiatan kepada Kepala Bagian Tata Usaha secara periodik sebagai bahan pertanggung jawaban;
t. melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan Umum dan Kepegawaian
Rincian tugas pokok Subbagian Umum dan Kepegawaian :
a. merencanakan program kegiatan per tahun anggaran Subbagian Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan tugas, fungsi dan renstra sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan;
b. membagi tugas pokok kepada bawahan dengan disposisi tugas pokok dan secara lisan agar tugas pokok terbagi habis;
c. memberi petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis untuk menghindari penyimpangan dan kesalahan dalam pelaksanaan tugas;
d. memeriksa hasil pekerjaan bawahan dengan membandingkan antara hasil kerja dengan petunjuk kerja untuk penyempurnaan hasil kerja;
e. menilai kinerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang dicapai sebagai bahan dalam pembinaan dan peningkatan karier;
f. menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan- bahan lainnya yang berhubungan dengan Subbagian Bagian Umum dan Kepegawaian secara rutin maupun berkala untuk pengembangan wawasan pengetahuan dan kemampuan;
g. memberikan saran pertimbangan kepada Kepala Bagian Tata Usaha tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil baik secara tertulis maupun lisan sebagai alternatif pilihan dalam pengambilan keputusan;
h. menginventarisasi permasalahan-permasalahan sesuai bidang tugas pokok Subbagian Bagian Umum dan Kepegawaian secara rutin maupun berkala sebagai bahan dasar pemecahan masalah;
i. mengonsep naskah dinas sesuai bidang tugas pokok Subbagian Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan disposisi atasan agar tersedia konsep naskah dinas yang dibutuhkan;
j. melaksanakan penyusunan rencana operasional dan program kerja kegiatan pelayanan administrasi umum dan kepegawaian;
k. melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat, naskah dinas dan pengelolaan dokumentasi dan kearsipan;
l. melaksanakan pengurusan kerumahtanggaan, rapat-rapat dinas, keamanan dan ketertiban kantor;
m. melaksanakan pemeliharaan dan perawatan serta pengelolaan lingkungan kantor, gedung kantor, kendaraan dinas dan asset lainnya;
n. melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan data serta dokumentasi administrasi kepegawaian dan pengembangan SDM pelayanan kesehatan Rumah Sakit Petala Bumi;
o. melaksanakan penyusunan dan penyiapan pengembangan SDM untuk mengikuti pendidikan/pelatihan structural, teknis dan fungsional serta ujian dinas;
p. melaksanakan perencanaan kebutuhan formasi dan mutasi pegawai;
q. melaksanakan penyusunan dan penyiapan bahan administrasi kepegawaian yang meliputi administrasi pensiun, cuti, kenaikan pangkat, gaji berkala, pension, kartu pegawai, karis/karsu, taspen, askes dan pemberian penghargaan;
r. melaksanakan koordinasi penyusunan administrasi DP3, DUK dan sumpah/janji pegawai;
s. melaksanakan pengadaan barang yang dibutuhkan setelah berkoordinasi dengan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah;
t. mengevaluasi hasil kegiatan per tahun anggaran Subbagian Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan capaian pelaksanaan kegiatan sebagai bahan penyempurnaannya;
u. melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan kegiatan kepada Kepala Bagian Tata Usaha secara periodik sebagai bahan pertanggung jawaban;
v. melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan.